Benutzerverwaltung für Liegenschaften einer WEG-Verwaltung
Öffnen Sie im BRUNATA-METRONA Kundenportal die Anwendung Benutzerverwaltung
BRUdirekt - Nutzerportal
Pflege der Rollen Abrechnungsnutzer, Eigentümer und Bewohner sowie der E-Mail-Adressen
Im Unterschied zur Mietverwaltung können in einer WEG die Eigentümer und die Bewohner einer
Nutzeinheit unterschiedlich sein.
Aus Datenschutzgründen sind die unterjährigen Verbrauchsinformation jedoch ausschließlich für die
Bewohner bestimmt.
Als WEG-Verwalter sind Ihnen u.U. die Bewohner, d.h. die Mieter der einzelnen Eigentümer, nicht bekannt.
Deshalb hat BRUNATA-METRONA hier eine Funktion entwickelt, mit der Sie als WEG-Verwaltung die
Bewohnerpflege dem einzelnen Eigentümer übertragen können.
1. Auswahl der Liegenschaft und Nutzeinheit
Wählen Sie die Liegenschaft und dann eine Nutzeinheit aus, die Sie bearbeiten möchten.
2. Überprüfung der Rollen Abrechnungsnutzer / Bewohner
In der Tabelle „Abrechnungsnutzer - Nutzer auf der Heizkostenabrechnung“ finden Sie die Person, die Sie
uns über die Nutzerdatenaufstellung zur Heizkostenabrechnung mitgeteilt haben. Diesem Abrechnungsnutzer wurde automatisch die Rolle Bewohner zugeteilt. Ist die Rolle nicht zu treffend, beachten Sie bitte den nachfolgenden Punkt 3.
Der Bewohner ist der Empfänger der unterjährigen Verbrauchsinformation.
3. Gegebenenfalls Anpassung der Rollen Eigentümer und Bewohner
Teilen Sie uns im nächsten Schritt mit, welche Rolle Ihr Abrechnungsnutzer innehat. Beachten Sie bitte,
dass nur Personen mit der Rolle Bewohner auch Informationen zu den unterjährigen
Verbrauchsinformationen im BRUdirekt – Das Nutzerportal vorfinden.
„Der Eigentümer hat seine Nutzeinheit vermietet“
Der Abrechnungsnutzer ist auch der Eigentümer, ist selbst aber kein
Bewohner. Der Bewohner muss zusätzlich unter „Benutzer hinzufügen“
gepflegt werden (siehe 10.) Ausgenommen der Bewohner wird vom
Eigentümer selbst gepflegt (siehe Punkt 6)
„Der Eigentümer lebt selbst in seiner Nutzeinheit“
Der Abrechnungsnutzer ist sowohl Bewohner als auch Eigentümer der
Nutzeinheit.
„Der Eigentümer hat seine Nutzeinheit vermietet“
Häufig zutreffend bei Sondereigentumsverwaltungen
Der Abrechnungsnutzer ist auch der Bewohner, ist selbst aber nicht der
Eigentümer. Der Eigentümer kann zusätzlich unter „Benutzer
hinzufügen“ gepflegt werden (siehe 10.)
4. Bewohnerpflege durch die Eigentümer
Möchten Sie als Verwaltung die Bewohnerpflege nicht selbst übernehmen und diese Aufgabe dem
Eigentümer überlassen, setzen Sie bitte bei Bewohnerpflege einen Haken. Damit ist Ihr Eigentümer
ermächtigt Bewohnerdaten selbst im BRUdirekt – Das Nutzerportal zu pflegen. Der Eigentümer ist nur
berechtig Änderungen zu Bewohnern vorzunehmen. Dies hat keine Auswirkung auf den
Abrechnungsnutzer.
5. (Optional) Bewohner / Eigentümer hinzufügen
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, dass neben dem Abrechnungsnutzer noch weitere Person in der
Nutzeinheit leben. Auch für diesen Fall können Sie hier zusätzliche Bewohner hinzufügen. Haben sie einen
zusätzlichen Bewohner angelegt, denken Sie bitte daran auch hier einen Sicherheitscode zu erstellen und
ein Einladungsschreiben zu versenden.
6. Pflege der E-Mail-Adresse(n)
Um die Einladungsschreiben einfach per Email-Adressen versenden zu können, können Sie hier für jede
Nutzeinheit die E-Mail-Adresse des Abrechnungsnutzers / Bewohners eintragen.
7. Abweichende Eigentümeradresse
Liegt Ihnen keine E-Mail-Adresse Ihres Eigentümers vor und möchten Sie diesem ein Einladungsschreiben
per Post zukommen lassen, können Sie ein Einladungsschreiben der BRUNATA-METRONA herunterladen. Ist der Eigentümer nicht gleichzeitig Bewohner, können Sie unter „abweichende Adresse“, die Anschrift des Eigentümers pflegen, an welche das Einladungsschreiben verschickt werden soll.
Erstellen und Versenden der Sicherheitscodes an die Bewohner bzw. Eigentümer
Haben Sie alle nötigen Informationen zu den Abrechnungsnutzern / Bewohnern gemacht, erstellen Sie im
nächsten Schritt die Sicherheitscodes. Diese werden benötigt, um Ihren Bewohnern den Zugang zum
„BRUdirekt – Das Nutzerportal“ zu gewähren.
1. Einfache und schnelle Erstellung aller Sicherheitscodes mit der Sammelaktion
Gehen Sie auf die Nutzeinheitenübersicht.
2. Pflege eines Ansprechpartners für die Liegenschaft
Dieser Ansprechpartner wird Ihren Nutzern im BRUdirekt - Das Nutzerportal als Kontakt angezeigt.
Gerne können Sie hier auch BRUNATA-METRONA mit der Telefonnummer 089/785950 hinterlegen.
- Wählen Sie in der Liegenschaftsliste in der Spalte Ansprechpartner die Schaltfläche "Bearbeiten.
- Gehen Sie im Dialog auf die Schaltfläche "+"
- Geben Sie die Ansprechpartner Daten ein und Speichern Sie die Daten.
Dieser Ansprechpartner wird Ihren Nutzern im BRUdirekt - Das Nutzerportal als Kontakt angezeigt.
3. Auswahl der Nutzer und Erstellen der Sicherheitscodes
Wählen Sie nun entweder alle oder einzelne Nutzer der Liegenschaft aus und erstellen für diese die
Sicherheitscodes durch Klick auf die Schaltfläche „Speichern“
4. Versand der Einladungsschreiben BRUdirekt – Das Nutzerportal
Im Anschluss können Sie dann alle Einladungsschreiben zum „BRUdirekt – Das Nutzerportal“ herunterladen und Ihren Nutzern per E-Mail oder postalisch verschicken.
5. Optional: Erstellung und Versand eines Sicherheitscodes für einzelne Nutzer
Sie können die Sicherheitscodes auch für jeden Nutzer einzeln erstellen und direkt im Anschluss per E-Mail oder postalisch versenden. Dies ist wichtig, wenn ein nicht genutzter Sicherheitscode nach 6 Monaten abläuft oder später bei einem Nutzerwechsel.